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Nous avons tous déjà assisté à des réunions au cours desquelles nous ne pensions qu’à une chose : partir… Partir parce que la réunion nous semblait trop longue, parce que nous avions le sentiment de ne pas pouvoir contribuer, parce qu’il nous semblait revivre la même chose encore une fois… Se réunir n’est pas une fin en soi. Ce n’ est pas juste une habitude, un incontournable, une contrainte. Se réunir c’est un moyen ! Cela permet à un collectif d’échanger, de comprendre, d’agir et de prendre des décisions. Pour ce faire, il est pourtant nécessaire de respecter certains critères : réunir les bonnes personnes au bon moment dans des conditions adaptées et donner les moyens à chacune de ces personnes de s’investir pleinement !
Durant nos différentes interventions auprès de collectifs, nous avons pu observer concrètement certaines évidences : ce sont souvent les mêmes personnes qui prennent la parole, qui tiennent le feutre lorsqu’il y en a un. Certains ne s’expriment pas ou trop peu. De plus certaines discussions tournent en rond et n’avancent à aucune prise de décisions.
C’est dans ce contexte que nous avons pensé le concept des Dynamiques participatives®. Et si l’on remettait à l’ensemble des membres du groupe les mêmes outils, les mêmes missions et des moyens pour les remplir. La première étape consiste à expliquer le concept, accompagner une prise de conscience et faciliter la mise en œuvre de ces Dynamiques participatives® en proposant des outils, des méthodes, encourager les participants à s’en emparer et rendre visible les résultats. Nous vous proposons donc de zoomer sur chacune de ces dynamiques.
Nous sommes tous différents dans nos modes de pensée et d’interaction. Pour certains il est très confortable de rebondir sur les idées d’autrui. Pour d’autres, un temps de réflexion individuelle en début de temps est indispensable pour structurer sa pensée. Offrez systématiquement 1 à 2 min de réflexion aux participants avant d’inviter à parler. Si ce n’ est pas une nécessité pour la majorité, ça l’est pour certains, certainement ceux que vous entendez le moins souvent… De plus, acceptez et encouragez les évolutions de pensée. Au fil d’une conversation il est permis de changer d’avis ! C’est même signe que le collectif fait évoluer les pensées individuelles.
Chaque membre du groupe détient toujours une partie de la solution à un problème. Cela suppose que pour avancer il nous faille entendre chacun. A chaque étape de la réunion, assurez-vous que chacun ait pu prendre la parole. Lors de temps de retransmission préférez le partage d’une proposition par personne avant de laisser rebondir les idées.
Écouter, voilà qui semble être un acte anodin mais en réalité, il n’y a rien de plus compliqué en réunion. La raison principale : nous avons un nombre infini de pensées qui viennent nous télescoper. Nous pensons à ce que nous devrons dire lorsque viendra notre tour, nous réagissons intérieurement aux propos de chacun… Aussi, écouter en réunion ça s’apprend et ça se rythme. Variez les modalités d’interaction. Invitez les participants à échanger par deux, en demi-groupe, proposez des retransmissions rapides et efficaces, laissez leur le temps de construire leur propos avant de partager. Enfin, insistez sur l’importance d’écouter, le moment venu.
Donnez la possibilité à vos participants de se mettre en action leur permet de s’impliquer pleinement, de bien comprendre les enjeux de la réunion et de se mettre dans une bonne dynamique. Proposez une configuration différente, invitez à se déplacer dans la salle, utilisez les murs avec des posters interactifs pour recueillir les idées, les informations… S’il y a post-it, remettez à chaque participant un jeu de post-it et un feutre et expliquez l’importance que chacun porte ses propres idées ! Être actif, c’est la clé contre l’ennui des individus et de la réussite du collectif.
Enfin, facilitez des prises de décision systématiques. Un collectif qui n’avance pas c’est souvent le signe d’un collectif qui ne décide pas. Encouragez les individus à se positionner sur les sujets qui le nécessitent. « Ça m’est égal » n’a pas sa place dans une réunion collaborative. Choisissez la méthode la plus adaptée au contexte et au groupe : vote à main levée, déplacement dans l’espace… Surtout allez au bout de votre prise de décision. Faites un relevé de décision et assurez-vous par la suite qu’elle soit appliquée.
Vous l’aurez compris, s’impliquer pleinement dans une réunion, un collectif, un groupe projet, c’est trouvé sa place de 5 manières différentes (au moins !). L’organisateur de la réunion a pour responsabilité de donner les moyens à chacun de pouvoir appliquer ces 5 pouvoirs. Il revient alors aux participants de s’en emparer. Cultiver la collaboration au sein de son collectif, ça s’apprend.
C’est d’ailleurs ce que nous proposons dans notre formation de deux jours ouverte à tous, sans pré-requis « communication interpersonnelle et collaboration ». N’hésitez pas à nous solliciter si celle-ci vous intéresse.
En attendant, on vous invite à développer pour vous et votre collectif les Dynamiques participatives.
Vous pouvez télécharger le poster des dynamiques participatives dans notre espace ressources !
